Les débours pour limiter ses frais

Les débours permettent de représenter des frais avancés pour le compte du client. Ce sujet peut intéresser autant les Micro-Entreprises/Auto-Entrepreneurs que les gérants/dirigeants de société, pour limiter ses frais. Mais cela implique quelques contraintes de formalisme et de bien distinguer les frais de son entreprise de ceux du client.
Nous allons voir quand et comment cela peut avoir un intérêt.

Pourquoi utiliser le mécanisme des débours ?

Si vous êtes Micro-Entrepreneur/Auto-Entrepreneur, vous payez vos cotisations et votre impôt sur le revenu sur la base de votre chiffre d’affaires (CA). Or si vous engagez des frais pour votre client que vous lui refacturez classiquement, alors ces frais font partie de votre CA. Pourtant vous ne faites pas forcément de marge sur ces frais, ce sont également des frais pour vous, que vous ne pouvez pas déduire en Micro-Entreprise.

Pour les gérants de sociétés, cela peut également avoir un intérêt lorsque vous passez par des intermédiaires qui prendraient une marge sur votre chiffre d’affaire. Il est alors discutable que les débours soient pris en compte dans le calcul de la marge de l’intermédiaire, puisque cela ne représente qu’une avance de fond. Nous vous invitons tout de même à clarifier cela avec vos intermédiaires.

Pré-requis pour facturer des frais en débours

Pour pouvoir facturer des frais en débours, il faut impérativement que les factures de ces frais soient établies au nom du client. Vous n’êtes que le payeur de la facture que vous allez refacturer à votre client sous forme de débours.

Cela a trois impacts majeurs :

  • les frais doivent être justifiables pour l’activité professionnelle du client

  • vous n’appliquez pas la TVA sur ces frais

  • vous ne déduisez pas la TVA des frais que vous refacturez à votre client en débours, le client pourra déduire la TVA de ces factures établies à son nom

Un exemple pour bien comprendre le périmètre des débours

Disons que j’organise un événement pour mon client, avec les éléments suivants :

  • Ma prestation d’organisation et d’animation de l’événement ⇒ c’est de la prestation de ma part

  • Des frais de déplacements pour assister/animer l’événement ⇒ cela fait également partie de ma prestation, probablement difficile pour le client de justifier qu’il a une facture à payer pour des frais de déplacement d’une personne qui n’est pas de sa société

  • Des frais de matériel pour l’événement (matériel qui sera gardé par le client) ⇒ les débours sont applicables, le client aura au passage la garantie sur ce matériel

  • Des frais de matériel pour votre usage (vous gardez le matériel) ⇒ cela ne peut pas être un débours, le client a profité de ce matériel au travers de votre prestation, et vous réutiliserez probablement ce matériel pour d’autres prestations

  • Des frais de prestation d’une autre personne m’aidant sur l’événement ⇒ la prestation du sous-traitant est dans l’intérêt du client, il aurait très bien pu facturer directement le client, mais ce dernier préfère que vous centralisiez les achats par exemple, on peut alors passer cette prestation en débours

Vous voyez donc que tous les frais ne sont pas forcément refacturable en tant que débours. La règle serait plutôt de voir avec votre client ce qu’il accepte de passer en débours. Nous vous conseillons de vous assurer de bien vérifier cela avec le service comptabilité du client afin d’éviter tout problème après émission de votre facture. En cas de problème après émission de votre facture, vous vous retrouverez avec des factures qui ne sont potentiellement pas à votre nom, qu’il faudra alors faire rectifier auprès de vos fournisseurs…​ En bref des choses vraiment pas simple à gérer après coup. Dans le doute, ne passer pas en débours les frais qui ne semblent pas évidemment à la charge du client, comme par exemple vos frais de déplacement.

Facturer les débours

Dans votre facture, il va falloir faire apparaître les débours clairement, typiquement les isoler dans un tableau listant les factures au nom du client jointes à votre facture, avec leur montant TTC. Ce tableau sera typiquement précédé d’un texte explicite sur le fait que ce tableau constitue des frais de débours et que vous n’y appliquez pas de TVA.
Une autre solution peut être de les faire apparaitre dans une facture à part. Ce serait par exemple cette solution qu’il faudrait privilégier si vous utiliser notre logiciel de facturation gratuit.

A noter que puisque vous payez les frais refacturés en débours pour le compte du client, vous avez une avance de trésorerie à faire, qui peut s’avérer difficile. Vous pouvez alors envisager de faire une facture d’acompte, pour que votre client vous verse un accompte vous donnant un peu de trésorerie. Mais celle-ci ne pourra pas couvrir les frais de débours car vous allez devoir appliquer la TVA sur votre facture d’acompte. En effet, vous ne voulez probablement pas facturer plus de TVA sur votre facture d’accompte que ce que vous allez facturer au final. L’acompte ne pourra pas donc pas dépasser le montant de prestation que vous allez facturer in fine.

La facture finale (ou intermédiaire) récapitulera alors vos prestations (y compris frais qui ne sont pas des débours), les frais de débours et l’acompte, qui viendra en déduction de la somme totale due. Au niveau de la TVA, il faudra aussi faire le solde de TVA due, vu que l’acompte aura déjà pris en compte une partie de la TVA.

Comme nous venons de voir, ce mécanisme peu connu des débours peut être interessant pour tous les freelances, et en particulier pour les Auto-Entrepreneurs. Attention cependant à l’éxecuter correctement pour ne pas vous retrouver avec des problèmes de refacturation a posterori.
Comme d’habitude KickBanking est là pour vous aider à gérer ce genre de détails !